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90%的人都不知道年會時間要怎樣安排

       最近發現網絡上搜索年會活動相關消息的關鍵詞越來越頻繁了,看得出來大家又已經開始準備年會了。不要覺得現在開始準備年會為時過早,其實對于那些每年都會舉辦年會的公司來說,他們就知道年前2-3個月準備和籌劃年會一點也不早,因為他們的經驗告訴他們年前2-3個月是市面上所有年會活動策劃公司生意最好的時候,也是最忙碌的時候,這個時候可以說也是各公司籌劃年會的旺季,所以就經常會出現很多比較小型的企業年會活動找不到策劃公司承接的現象。今天,廣州愛創活動定制中心就根據多年年會活動策劃執行的經驗來幫大家驗證推算一下,為什么年會活動籌劃要提前2-3個月?

年會策劃

       總體執行思路采用倒推法:
       活動當天,堅守崗位,保持電話和對講機暢通 ·
       前推1天,搭建;第二次召開項目執行會議
       前推至少5天,純機動天數,不提前做任何安排
       前推至少8天,印刷品清點確認,包括背景板、簽到板、桌卡等等;
       前推至少15天,召開項目執行會議,明確當天分工
       前推至少20天,物資清點,所有采購物資到位,包括禮品等;印刷品下單
       前推至少25天,采購下單完畢,若接近雙11或節假日需要更提前
       前推至少30天,最終確定參會人員和工作人員的安排,確定人數,購買保險;確定年會設計品;確定年會搭建、擺桌等方案和供應商簽訂合同;和場地簽訂合同(若為酒店,請再提早,越早越好)
       前推至少35天,設計年會KV;對接舞臺搭建、禮品、禮儀、表演、拍攝等供應商,確認報價
       前推至少38天,確定年會需求,列出物資清單、供應商清單;看場地,預估搭建需求和擺桌需求,最好制作平面+3D效果圖
       前推至少45天,越早越好,站在執行高度確定年會方案,主要為流程和內容
       前推至少50天,越早越好,預估年會規模,預估預算,找場地(年會場地有多難搶你一定知道)

       對于很多企業來說,年會活動的場地預定一直是讓人頭疼的問題,年終各大小公司都在舉辦年會活動,場地本來就很緊張,定早的話不知道年會策劃方案有沒有出來,等定好策劃方案的話場地肯定就沒有了,非常頭疼。所以,如果想要舉辦年會,特別是一些比較小型的年會,趁現在離還有時間,各活動策劃公司的項目安排還不是很滿,抓緊時間聯系尋找年會活動策劃公司。

       廣州愛創廣告有限公司是專業的年會活動策劃公司、慶典策劃公司、慶典儀式活動公司,專業的公關活動管理運營機構,如果您有年會這方面的需求,可隨時與聯系我們。

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